取引伝票の発行

取引伝票の発行
取引伝票の発行

[ 取引伝票の発行 ]について説明します。

取引の登録処理で登録した取引データより各種伝票(PDF)を作成します。
売上伝票データからは、見積書、受注伝票、売上伝票、納品書などが作成可能です。
その他、仕入伝票データや経費伝票からも各種伝票が作成可能です。

操作手順は、まず伝票作成条件を指定します。
[ 一覧表示 ]をクリックして、[ 作成対象の伝票一覧 ]を画面に表示します。
一覧から、作成対象の伝票を[ チェックボックス ]をチェックして選択します。
[ PDF作成 ] のクリックで、PDFがダウンロードされます。

【参考ドキュメント】

伝票作成条件の使用有無や初期表示値の設定は[ 伝票マスタの保守 ]で行います。

各伝票のレイアウトのカスタマイズは[ 伝票レイアウトマスタの保守 ]で行います。

各伝票で使用するロゴ等の画像は[ 画像ファイルのアップロード ]で登録します。

動作設定の変更は[ 取引伝票発行のJOB別設定 ]で行います。

標準設定で発行可能な伝票の一覧   
伝票種別伝票CDレイアウト説明
売上伝票見積書お見積書 伝票区分{予定伝票}、取引区分{メモ}
[サンプル お見積書 見積書(控) ]
お見積書(控)
受注伝票受注伝票 伝票区分{予定伝票}
[サンプル 受注伝票 注文請書 ]
注文請書
売上伝票売上伝票 伝票区分{通常伝票}
[サンプル 売上伝票 納品書 ]
納品書
仕入伝票発注伝票発注書 伝票区分{予定伝票}
[サンプル 発注伝票 発注書 ]
発注伝票
仕入伝票仕入伝票 伝票区分{通常伝票}
[サンプル 仕入伝票 ]
経費伝票経費支出予定伝票購入稟議書 伝票区分{予定伝票}
[サンプル 注文書 購入稟議書 ]
注文書
経費支出伝票経費支出伝票 伝票区分{通常伝票}
[サンプル 経費支出伝票 ]

操作手順 [ ファミリ管理者メニュー ]-[ 伝票の発行 ]-[ 取引伝票の発行 ]を選択して起動します。

[ 取引伝票の発行 ]ページが表示されます。
最初は伝票種別、伝票CDの選択部分が表示されます。   
取引伝票の発行 伝票種別指定
取引伝票の発行 伝票種別指定
リストから処理対象の伝票種別と伝票CDを選択して [ 開始 ]ボタンをクリックしてください。

[ データ抽出条件指定部 ]が表示されます。データ抽出条件を指定してください。   
取引伝票の発行 条件指定
取引伝票の発行 条件指定
項目名必須説明
伝票発行区分
選択必須 伝票発行方法を{ 新規発行,再発行 }から選択します。
[ 新規発行 ]は、指定の[ 伝票CD ]で未発行状態の伝票データを抽出します。
[ 再発行 ]は、指定の[ 伝票CD ]で発行済状態(過去に発行を行った)伝票データを抽出します。
※発行済状態:伝票PDFファイルの作成時点もしくは作成後[ 作成済にする ]ことによって、各伝票データ別伝票CD別に[ 発行済 ]マークが記録されます。
取引年月日選択必須[ 日付最少 ]~[ 日付最大 ]形式で指定します。
部門選択(複数)必須 抽出対象にする部門をリストで指定します。リストを開き、対象にする部門にチェックを入れます。
伝票区分選択(複数)必須 抽出対象にする伝票区分をリストで指定します。リストを開き、対象にする伝票区分にチェックを入れます。 [ 伝票区分 ]
取引区分選択(複数)必須 抽出対象にする取引区分をリストで指定します。リストを開き、対象にする伝票区分にチェックを入れます。 [ 取引区分 ]
摘要 [ 摘要 ]にキーワードを指定しで絞り込みを行うことができます。対象となる[ 摘要 ]は[ 伝票摘要 ]です。
スペースで区切ってキーワードを5つまで使用することができます。 複数のキーワードを指定する場合、各キーワードは[ or ]条件が適用されます。例えば[山田 太郎]と入力すると [ 摘要 ]に[山田]もしくは[太郎]を含む伝票が抽出されます。
[ and ]条件を使用したい場合は、[and]をキーワードに含めてください。例えば[and 山田 太郎]や[山田 and 太郎]と入力すると [ 摘要 ]に[山田]と[太郎]の両方を含む伝票が抽出されます。
[or][and]キーワードは一つだけ指定してください。2つ以上入力した場合は先に指定した方が有効になります。
データ分類CD1,2,3選択(複数) 抽出対象にするデータ分類CDをリストで指定します。リストを開き、対象にするデータ分類CDにチェックを入れます。 [ データ分類CD ]
取引先名 [ 取引先名 ]にキーワードを指定しで絞り込みを行うことができます。キーワードの指定方法は、上記の[ 摘要 ]と同じルールが適用されます。
取引先分類1,2,3選択(複数) 抽出対象にする取引先のデータ分類CDをリストで指定します。リストを開き、対象にするデータ分類CDにチェックを入れます。 [ 取引先分類 ]
伝票レイアウト 伝票レイアウト領域には、指定の伝票( 伝票CDで指定 )に設定されている[ 伝票レイアウト ]の名称と、作成有無が表示されます。
伝票レイアウトの名称(伝票のタイトル)を指定し、作成有無をリストから指定してください。
複数のレイアウトで[ 作成する ]を指定された場合、ワンライティングのイメージで作成されます。
例えば、伝票CDで売上伝票を指定し、レイアウト指定で[売上伝票]と[納品書]の両方を[作成する]と指定したとします。
抽出された伝票データがA社とB社の2伝票だった場合PDFファイルのページ順は、A社[売上伝票],A社[納品書],B社[売上伝票],B社[納品書]の順となります。
追加情報の編集
[ 伝票発行区分 ]が[ 新規発行 ]の場合は、追加情報の編集ができます。
[ 追加情報 ]は、伝票発行の時点で伝票毎に登録可能な情報で、伝票上に表示することができます。
データ抽出時点で行う[ 追加情報の編集 ]では、抽出された各伝票データに自動的にセットする値を指定します。
尚、この[ 追加情報 ]は、抽出処理後に表示される伝票一覧で、伝票毎に個別に編集し直すこともできます。
PDFファイル名 PDFファイルに付けるファイル名を指定します。
[ データ抽出条件指定部 ]には前回実行時に指定した値、もしくは [ 伝票マスタ ]に登録した値が初期表示されます。
尚、各[ 抽出条件 ]を非表示にしたり、選択不可にする、初期表示値を変更するなども [ 伝票マスタの保守 ]で設定可能です。


データ抽出条件部での[ 追加情報の編集 ]について   
[ 伝票発行区分 ]が[ 新規発行 ]の場合は、追加情報の編集ができます。[ 追加情報の編集 ]ボタンをクリックしてください。
以下のような編集ダイアログが表示されます。(例:売上伝票)
取引伝票の発行 追加情報指定 売上伝票
取引伝票の発行 追加情報指定 売上伝票
[ 追加情報 ]は、伝票発行でのみ有効となる項目です。
取引伝票の登録では入力できないコメント類を伝票上に表示する為に使用します。
テキスト型9項目、日付3項目、金額3項目を用意しています。
追加情報の各項目の[見出し]、[初期表示値]の変更は [ 伝票マスタの保守 ]で設定可能です。
使用しない項目は[見出し]を空白にしてください。ダイアログや伝票一覧に表示されなくなります。
以下は、[ お見積書 ]の例です。わかりやすい名称が[ 見出し ]にセットされています。
取引伝票の発行 追加情報指定 見積書
取引伝票の発行 追加情報指定 見積書
データ抽出時点で行う[ 追加情報の編集 ]では、抽出された各伝票データに自動的にセットする値を指定します。
抽出処理後に表示される伝票一覧で、伝票毎に個別に編集し直すこともできます。

[ 一覧表示 ]ボタンのクリックで[ 伝票一覧 ]が表示されます。   

取引伝票の発行 伝票一覧
取引伝票の発行 伝票一覧
伝票一覧から作成対象伝票を選択します。
チェックボックスをチェックにした行が作成対象となります。
一覧の見出し部のチェックボックスをチェックすると全行が表示対象になります。
伝票の選択が終わったら、[ PDF作成 ]をクリックしてください。
[ 一覧部 ]の操作方法についてはこちら _を参照ください。
この一覧の列はPCの場合見出し部をドラッグすることによって移動することができます。
また、必要に応じて 取引伝票の発行 追加情報の編集 をクリックして[ 追加情報 ]の編集を行ってください。

伝票一覧での[ 追加情報の編集 ]について   
伝票一覧の各行でアイコン取引伝票の発行 追加情報の編集 をクリックすると
以下のような編集ダイアログが表示されます。(例:お見積書)
取引伝票の発行 伝票一覧追加情報編集
取引伝票の発行 伝票一覧追加情報編集
このダイアログ上で伝票上に表示する項目を編集してください。編集が終了したら右上の[×]をクリックしてダイアログを閉じてください。
取引先担当者名、敬称については、同じ取引先の前回伝票の値をセットしています。(諸口取引先は除きます)

取引先マスタの自由欄1,2,3を取引先担当者名として指定することができます。
この機能を使用する場合は、 [取引伝票発行のJOB別設定] を参照ください。

敬称について、取引先担当者名欄が空白の場合で取引先名に"株式会社"や"有限会社"等が含まれている場合は"御中"になります。
上記以外の場合は"様"が表示されます。
リストから選択する形式になっていますが。直接入力することもできます。

[ PDF作成 ]ボタンのクリックでPDFファイルがダウンロードされます。   

取引伝票の発行 納品書サンプル
取引伝票の発行 納品書サンプル
ロゴなど画像の表示が可能です。画像ファイルは [ 画像ファイルのアップロード ]で登録します。ロゴの標準ファイル名は[Logo.png]です。

金額と消費税の表示は、取引先の [ 消費税表記区分 ] に応じて、
税込時は[ お買上金額 ][(内消費税)]、税抜時は[ お本体価格 ][ 消費税 ][ お買上金額 ]となります。

品名2,品名3は使用有無の指定と見出しの変更が可能です。詳細は [ 品名マスタの保守 ] を参照ください。

数量、単価については小数点以下桁数の指定が可能です。詳細は [ 会計期別環境設定] を参照ください。

[ 処理済にする ]ボタンについて   
伝票一覧の各行のチェックボックスをチェックすると、[ PDF作成 ]ボタンおよび[ 処理済にする ]ボタンが、クリック可能になります。
[ 処理済にする ]をクリックし更新処理を実行すると、チェックされている行の伝票が処理済みとして記録されます。

データ抽出条件の[ 伝票発行区分 ]で[ 新規発行 ]が指定された場合、[ 処理済み ]記録がある伝票データは抽出の対象外となります。 [ 再発行 ]が指定された場合は、[ 処理済み ]記録のある伝票データを抽出の対象とします。

[取引伝票発行のJOB別設定] によって、『 PDFファイルの作成と同時に自動的に[ 処理済み ]にする』指定が可能です。 PDFファイルの作成と同時に作成対象伝票が処理済みとして記録されます。この場合[ 処理済にする ]ボタンはページ上に表示されません。